Como ter mais produtividade para fazer relatórios de métricas e planejamento.

Está na hora de definir o planejamento anual de 2016. Desta vez, a gestão está ansiosa com a estratégia que será apresentada e espera obter uma visão única da evolução dos negócios para conseguir, com isso, tomar decisões importantes para o próximo ano.

Preparar um relatório com raciocínio lógico, que cruze dados e métricas (muitas vezes divergentes) de diversas áreas como financeiro, compras, vendas, RH e marketing exige um árduo trabalho de bastidor para apurar e integrar as informações de forma coerente.

Os dados nem sempre são capturados na sua origem, ou seja, o marketing para elaborar seu report precisa da análise que será enviada pela agência de comunicação. As áreas de vendas e compras, por sua vez, dependem muitas vezes das informações enviadas pelas lojas ou terceiros.

Com isso, a chance de ter um dado enviesado e que tenha passado por uma possível “maquiagem” antes de ser informado, existe. Tudo isso, contribui para uma análise imprecisa.

Para facilitar a construção dos relatórios e chegar a uma interpretação coerente dos resultados é necessário definir indicadores para a avaliação do desempenho das ações propostas e alinhar a estratégia com os parceiros. Ao estabelecer o que você espera de resultado de cada área fica mais fácil mensurar o resultado final.

Métricas de comunicação

Para apresentar os resultados, pode-se utilizar algumas fórmulas. No caso de marketing é possível mensurar o retorno obtido X valor investido por ação desenvolvida. Para medir o ROI das ações de comunicação, por exemplo, você pode avaliar engajamento da marca, espaço ocupado na imprensa e com influenciadores e retorno de mídia.

Métricas de vendas

Já quando falamos do desempenho de vendas de uma rede de lojas, você pode utilizar como métrica os desdobramentos de cálculos do fator multiplicador para avaliar se a performance comercial de cada unidade está dentro do esperado.

É importante saber o desempenho por produto, linha, área, tamanho de loja, faturamento e marca, tanto em conjunto quanto separadamente. Os dados de vendas influenciam diretamente na análise de marketing.

Com as métricas definidas, todas as análises e integração dos dados podem ser feitos de forma ágil e produtiva, com baixo índice de erro, por meio do business intelligence, por exemplo. Desta forma, ao invés de cada área consolidar suas informações de maneira isolada, a ferramenta de inteligência se encarrega disso.

Ao ter o acesso aos dados confiáveis, você pode ainda valorizar sua apresentação e inserir gráficos e tabelas para ilustrar os argumentos e estimativas.

O uso deste tipo de plataforma é totalmente intuitivo, o que facilita o manuseio e aumenta a agilidade no processo. Assim, um trabalho que levaria semanas para ser concluído pode ser feito em algumas horas.

Apresente aos diretores um relatório munido de dados precisos e que possibilite uma rápida tomada de decisão para o próximo ano. Desta forma, é possível estabelecer uma importante vantagem competitiva a médio e longo prazo.